Flere ansatte må ha hjemmekontor på grunn av koronaviruset og store arrangementer blir avlyst. Slik kan virksomheten forbli produktiv med Microsoft Teams
Koronaviruset vil påvirke den daglige driften hos de aller fleste organisasjonene. De økonomiske konsekvensene kan være store avhengig av hvor lenge situasjonen varer og hvor kritiske oppgavene som blir berørt er.
Samtidig med dette vil ofte slike disruptive hendelser også by på noen nye muligheter, og det vil i tiden fremover være viktig å finne nye måter å gjennomføre oppgavene på eller nye muligheter for virksomheten.
Mange kommunikasjonsbehov vil kunne ivaretas med Microsoft Teams. Her er noen tips.
Møter med eksterne
Selv om ansatte kanskje møter på kontoret kan det være en fordel å arrangere nettmøter når eksterne skal delta, særlig hvis alternativet er å sitte tett sammen på et lite møterom. Det å arrangere nettmøter kan virke skummelt for mange, spesielt de som ikke har erfaring med dette fra før eller er svake brukere. Det er derfor viktig å gi tilstrekkelig bistand og veiledning internt til de som skal arrangere møtene.
Mestrer de ansatte nettmøter kan dette resultere i like høy aktivitet som vanlig. Forskning peker på nettmøter også som mer effektive da man oftest har mer fokus på agenda på nettmøter fremfor på fysiske møter som gjerne begynner med småprat og kaffe.
Sjekkliste for nettmøter
Vi har utarbeidet en sjekkliste for gjennomføring av nettmøter som du kan laste ned her. Den inneholder også en veiledning til eksterne som skal delta i nettmøtet på Teams.
Arrangementer
Når store arrangementer avlyses fører dette med seg betydelige økonomiske tap. Det er ikke alle arrangementer som lar seg gjennomføre online, men du kan vurdere live streaming av arrangementer på Teams når det gjelder bl.a. seminar og noen kurs.
Ved direktesendte arrangementer blir deltakerne med via en lenke på samme måte som i vanlige nettmøter, men her støttes det et høyere antall deltakere med utvidede muligheter for interaksjon med publikum og styring av presentasjonen. Vær oppmerksom på at direktesendte arrangementer fra Teams vil mest sannsynlig kreve ekstern bistand (her er det lyd og kamera som skal styres, en presentatør som presenterer i tillegg til en ekstra person som svarer på spørsmål fra deltakerne m.m.).
Er du nysgjerrig på dette så finner du introduksjonsvideo fra Microsoft her.
Produktive interne møter
Interne møter kan gjennomføres på Microsoft Teams uten at dette påvirker produktiviteten deres i noen som helst grad. Særlig dette kan være nyttig ved gjennomføring av Teams-møter internt:
Husk at du kan ta opp møtet slik at de som ikke får vært med kan høre opptaket senere direkte fra Teams (Obs! Husk selvfølgelig å spørre deltakerne om det er i orden at du tar opp møtet og informer om hvordan opptaket blir brukt).
Del dokumenter/notater med deltakerne underveis i møtet slik at dere ikke trenger å bruke tid på å finne eller videresende disse.
Om dere skal samarbeide på dokumenter så kan du forberede møtet ved å åpne innkallingen før møtet og legge ved dokumentasjonen dere skal jobbe med i møtechatten. På denne måten er dokumentene lett tilgjengelig for deltakerne underveis i møtet.
Er det flere deltakere med, kan du vurdere å benytte verktøy for interaksjon som eksempelvis whiteboard eller avstemning med Forms.
Lykke til med digitalt samarbeid fra hjemmekontoret! Vi i Skykontoret bistår dere gjerne med opplæring i Microsoft Teams eller med andre behov rundt samhandling digitalt.