Hvordan utforme det digitale kontoret i Teams?
Digitaliseringen i samfunnet har akselerert dramatisk siden koronautbruddet. Endringstakten er så høy at mange på bare 2-3 måneder har kunnet omstille flere av prosessene sine og utføre de fleste arbeidsoppgavene fra hjemmekontoret. Under koronakrisen har vi imidlertid vært i et "krisemodus". Vi har hasteinnført Teams og andre verktøy og måttet tilpasse oss fort den nye måten å kommunisere og arbeide på. Nå har det gått flere måneder og vi ser at denne situasjonen mest sannsynlig kommer til å vedvare. Krisesituasjonen er allerede blitt til det mange kaller for "den nye normalen". I denne nye normalen så kan det være hensiktsmessig å tenke gjennom hva planen blir for den heldigitale arbeidsplassen. For det som tidligere var det fysiske kontoret er nå blitt Teams.
Med de nye rammevilkårene oppstår det nye krav og forventinger til både ledere og medarbeidere. Bildet under illustrerer noen av de endrede arbeidsbetingelsene.
For å tilpasse oss den nye situasjonen trenger vi å tenke nytt om kontor, arbeidskultur og arbeidsmiljø. De aller fleste bruker i dag Teams som et verktøy for chat og nettmøter internt og med eksterne. Noen har kanskje også etablert arbeidsrom for samarbeid. Mulighetsrommet i Teams er imidlertid mye større. Her kan man etablere digital ledelse og visuell styring samt skape et digitalt kontor med gode fasiliteter.
Ved utforming av det digitale kontoret er det en rekke valg en skal ta, som for eksempel:
blir det cellekontorer eller åpent landskap?
hvor mange møterom trenger vi?
hvordan er lokalene sikret mot innbrudd?
Her er det viktig med forståelse for hva konsekvensene av de ulike valgene blir for de styrker og svakheter som kjennetegner organisasjonen i dag blir gjenspeilet også i det digitale landskapet.
La oss ta et kjent eksempel. De aller fleste organisasjonene vil kjenne seg igjen i SILO-tenkning. Avdelingene er separert fra hverandre, har sine egne arbeidsområder og ikke så mye samarbeid eller kommunikasjon på tvers. Ved en "hasteinnføring" av Teams er det fort gjort å gjenspeile dette i det digitale kontoret i Teams. Det opprettes egne arbeidsrom for avdelingene uten innsyn for andre. En slik struktur i Teams inviterer neppe til samarbeid på tvers. Lager du en gjennomtenkt struktur i Teams har du imidlertid muligheten til å stimulere til økt engasjement og transparens i organisasjonen.
Her er noen tips til deg som er i gang med å utforme det digitale kontoret i Teams:
Øk organisasjonens transparens og engasjement ved å lære alle ansatte hvordan de samarbeider og har møter uten å bruke epost
Sørg for at alle har tilgang til digitale møterom med samtaler, lyd/video og saksdokumenter, og at de kan bruke delte møtenotater og whiteboard
Opprett minst ett digitalt rom der alle kan bidra og alles bidrag blir synlige
Diskuter med ledergruppa hvordan lederfunksjonene kan ivaretas også fra hjemmekontoret:
1. Sette i gang arbeidet
2. Regulere arbeid og samarbeid
3. Sørge for tilstrekkelig tilgang til relevant informasjon
4. Vurdere og evaluere arbeidet
5. Overholde tidsrammen
6. Støtte, oppmuntre og motivere
Sørg for god orden og struktur, og at alle blir gode på søkefunksjonene slik at ansatte finner informasjon raskt
Lag tydelige rutiner og oppgaver for team- og kanaleiere
Vil dere lære mer om hvordan det digitale kontoret i Teams kan utformes? Ta kontakt med oss på info@skykontoret.no for et uforpliktende møte.