Hva kan foreninger lære av Digitaliseringsrundskrivet?

For knapt en måned siden publiserte Kommunal- og moderniseringsdepartementet det nye Digitaliseringsrundskrivet som inneholder pålegg og anbefalinger om digitalisering i det offentlige. I denne artikkelen kan du lese om de anbefalingene som er høyst relevant for foreninger og hvordan disse kan sees på fra foreningens ståsted og behov. 

Sett brukeren i sentrum for tjenesteutviklingen

Brukerne kan være egne ansatte, medlemmene eller andre interessenter som eksempelvis faggrupper og styrer som benytter foreningens digitale løsninger. Å sette brukerne i sentrum er et prinsipp som vektlegger at alle tjenester skal oppfylle brukernes behov. Dette kan eksempelvis være svært relevant i utviklingen av Min side-løsninger for medlemmene eller ved vurdering av nye interne systemer. Den digitale strategien for offentlig sektor anbefaler bruk av metodikker for brukerinvolvering og brukertesting for å oppfylle kravene. Det pekes videre på viktigheten av å tilby hjelp og veiledninger til brukerne.

Tilrettelegg for gjenbruk og viderebruk av informasjon

I digitaliseringsrundskrivet beskrives "kun èn gang"-prinsippet som går ut på at brukerne ikke blir spurt flere ganger om å oppgi den samme informasjonen. Et eksempel på dette kan være innlogging med BankID. Ved å gjenbruke en identifikator som medlemmene allerede har har en oppfylt "kun èn gang"- kravet. Å ha oversikt over dataene organisasjonen håndterer og tilrettelegge for gjenbruk av informasjon kan gi raskere og enklere saksgang for medlemmene og foreningen.

Lag sourcingstrategi

Det anbefales at offentlige virksomheter har en egen sourcingstrategi slik at en ikke gjør selv det som markedet kan gjøre bedre og mer effektivt (Les videre om sourcingstretegi). Foreninger vurderer ofte nye ansettelser for å komme seg videre med organisasjonens digitale strategi og utvikling. Ser man på anbefalingene i Digitaliseringsrundskrivet kan det i slike tilfeller være mer rasjonelt å benytte eksterne aktører som allerede har slik kompetanse fra før.

Bruk skytjenester

Digitaliseringsrundskrivet setter et krav til alle offentlige virksomheter som skal innføre nye eller oppgradere eksisterende fagsystemer om å vurdere skyløsninger. Slike løsninger kan gi mer kostnadseffektiv bruk av IKT og økt fleksibilitet. Det anbefales derfor å velge skyløsninger med mindre det er spesielle hindringer for dette.

Bygg inn personvern

Virksomheten skal etterleve krav til innebygd personvern som beskrevet i Personopplysningsloven. Datatilsynets nettsider gir en god oversikt over kravene på dette området: https://www.datatilsynet.no/regelverk-og-verktoy/lover-og-regler/om-personopplysningsloven-og-nar-den-gjelder/.

Kilde: Digitaliseringsrundskrivet (20.12.2019)