Norsk Kennel Klub etablerer Microsoft Teams for å samarbeide effektivt med faggrupper og komitèer
De aller fleste foreninger samarbeider med faggrupper og komiteer spredt i hele Norge. I slike grupper er det ofte et stort sprik i digitale ferdigheter, og det tas bruk en rekke ulike løsninger a-la Slack og Facebook grupper for å klare å samarbeide effektivt.
Blant utfordringene med slike løsninger er lav sikkerhet, ingen mulighet for å samhandle i dokumenter eller avholde strukturerte nettmøter.
Noen grupper har heller ikke tatt i bruk en slik løsning og benytter kun e-post med vedlegg for å kommunisere og diskutere saker. Dette resulterer i at arbeidet blir svært tungvint og kan føre til misnøye og det å miste engasjerte frivillige.
Dermed oppstår spørsmålet: Hvordan løse disse utfordringene og samarbeide effektivt med eksterne?
I 2019 jobbet Skykontoret med flere ulike caser der samarbeid mellom foreningen og eksterne grupper stod sentralt. En av disse casene gjaldt Norsk Kennel Klubs Dommerutdanningskomitè (DUK).
DUK er en komitè med 5 medlemmer, bestående av erfarne dommere spredt geografisk. DUK styrer og ivaretar utdanningen av norske eksteriørdommere. DUKs arbeid består av bl.a. å evaluere søknader til kandidater for dommerutdanning, arrangere og holde kurs for elevene, evaluere elevenes arbeider, svare på spørsmål fra dommere om klager, reglement m.v.
Skykontoret bistod medlemmene i komitèen og de ansatte i administrasjonen med å beskrive problemene og formulere målsettinger. Følgende behov skulle dekkes:
Kunne gjennomføre nettmøter i komitèen for å minske reisekostnader og kommunisere mer effektivt
Ha tilgang til dokumenter som er felles for Administrasjonen og komitèen
Samskrive i dokumenter og få varsler ved nye opplastinger av søknader
Kommunisere mer effektivt med Administrasjonen
Samsvar med GDPR
Brukervennlig løsning som senere kunne tas i bruk i andre komiteer i NKK
Prosjektet resulterte i at Microsoft Teams ble etablert som samarbeidsplattform for komiteen og Administrasjonen. Microsoft Teams er en kommunikasjonsløsning fra Microsoft som støtter ad-hoc og planlagte nettmøter, chat og sikker distribusjon og oppbevaring av dokumenter. Ettersom Teams er svært utbredt i dag hos alle organisasjoner som har Office 365 fra før, var dette en løsning som enkelt kunne tas i bruk i resten av komiteene i NKK da mange kjenner til verktøyet fra før av.
Dette sier prosjektleder i NKK om løsningen som ble etablert og samarbeidet med Skykontoret:
“Skykontoret har vært en svært nyttig bidragsyter i samarbeidet mellom DUK og NKKs administrasjon. Innføring av Teams har gjort oss i stand til å arbeide mer effektivt sammen ved hjelp av videomøter og enklere fildelingsverktøy. Chat-funksjonen har vært veldig nyttig for kommunikasjonen oss imellom, og bruken av e-post er betraktelig redusert. Jeg ser frem mot videre samarbeid med Skykontoret om nye, spennende prosjekter i tiden som kommer.”
Skykontoret bistod med å konfigurere Microsoft Teams samt gi rådgivning på hvordan løsningen best kunne brukes til faste nettmøter i komiteene, dokumentopplasting og samhandling. Det ble utarbeidet veiledninger og Skykontoret holdt opplæring for alle medlemmer. Skykontoret bistår NKK videre i 2020 med å etablere Microsoft Teams hos flere komiteer.