Personvernerklæring for Skykontoret

Vi behandler personopplysninger i samsvar med peronopplhsningsloven og den til enhver tid gjeldende lovgivning og interne prosedyrer.

Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig for personopplysningene er Skykontoret AS, Grensen 16, 0159 OSLO, Org Nr. 990 867 259.

Formål med behandlingen

Formålet med behandlingen er å gi kunder og andre interessenter best mulig tilpasset informasjon om Skykontoret AS, våre leveranser og til å sende deg invitasjon som vi mener er relevant for deg i din relasjon til oss. Skykontoret AS behandler personopplysninger om kontaktpersoner hos våre kunder for å kunne oppfylle kravene i vår abonnementsavtale. For potensielle kunder og andre interessenter behandler vi innen personopplysninger kun grunnleggende kontaktinformasjon som er offentlig tilgjengelig (for eksempel fra deres egne nettsider).

Spesielt om foreninger og organisasjoner i Oslo

Skykontoret arbeider med å styrke det norske sivilsamfunnet ved å tilrettelegge for digitalisering i foreninger og organisasjoner slik at de kan få økt gjennomslagskraft. Mange opplever at dette er nødvendig i dagens digitaliserte samfunn for å kunne beholde sin relevans. Skykontoret mottar støtte fra Norges Forskningsråd innen dette arbeidet. Vi tar av og til kontakt direkte med enkelte ledere av foreninger i Oslo når vi har budskap som vi vurderer berettiger slik kontakt, som for eksempel informasjon om digitaliseringsarbeider hos sammenlignbare organisasjoner, kostnadsfrie seminarer / lynkurs, eller støtte til strategisk planlegging innen digitalisering. Kontaktinformasjonen er gitt oss av foreninger som er kunder av Skykontoret, hentet fra den aktuelle forenings nettside, eller fra offentlige registre.

Vi benytter også manuell kategorisering av våre kunders og potensielle kunders kontaktpersoner for å forstå deg som person og hvordan du ønsker at vi jobber sammen med deg for å oppnå en felles suksess.

Hva er det lovlige grunnlaget?

Kontaktpersoner hos kunder

Lovlig grunnlag for håndtering av data for våre kunders kontaktpersoner er personopplysninger som er nødvendig for å oppfylle kravene i Skykontorets abonnementsavtale. Opplysninger benyttes til samhandling om pågående leveranser og for å sende relevante nyhetssaker angående våre tjenester og produkter, samt til utsendelse av invitasjon til våre arrangementer. Manuell kategorisering av våre kontaktpersoner er basert på berettiget interesse som grunnlag. Vi har gjennomført en interesseavveiing hvor vi mener at personvernet er tilstrekkelig ivaretatt for den enkelte og hvor fordelene for den enkelte er høyere enn eventuell risiko ved behandlingen. Dette mener vi har stor betydning for samhandlingen og vår felles suksess.

Kontaktpersoner hos potensielle kunder

Lovlig grunnlag for håndtering er berettiget interesse hvor det er gjort en interesseavveining i forhold til at vi mener at vi kan kontakte deg som kontaktperson hos en relevant potensiell kunde. Vi mener at du kan forvente at du blir kontaktet i slike tilfeller. Det er også vurdert at dette ikke har en stor konsekvens for deg som enkeltperson da vi sikrer dine personopplysninger tilstrekkelig, henvendelsene forekommer sjelden (gjennomsnittlig frekvens på slik kontakt har de siste 10 årene vært færre en tre henvendelser per år) og har utelukkende omhandlet leveranser som er kostnadsfrie og uforpliktende. Vi behandler kun kontaktopplysninger og kategori om deg som potensiell kunde. Opplysningene behandles kun en periode når vi avklarer om virksomheten du jobber i er en aktuell kunde eller ikke. Vi avklarer også om du er riktig kontaktperson eller ikke.

Kontaktpersoner hos leverandører og partnere

Lovlig grunnlag for håndtering av data for våre leverandørers kontaktpersoner er en avtalt leveranse eller et partnersamarbeid. Opplysningene vi behandler er din kontaktinformasjon som vi trenger for å håndtere vårt leverandør/partner forhold, samhandle om pågående leveranser og for å sende relevant informasjon om arrangementer, tjenester og produkter.

Personer som besøker våre nettsider

Lovlig grunnlag er berettiget interesse der hvor det er nødvendig at vi har denne informasjonen for å kunne imøtekomme din forespørsel.

Hvilke personopplysninger behandles?

Kontaktperson hos kunder og potensielle kunder:

Navn, telefonnummer, e-post, kategori, deltakelse på våre arrangementer og aktiviteter på våre web sider

Kontaktperson hos leverandører og partnere:

Navn, telefonnummer og e-post

Besøkende/brukere av våre nettsider:

Bruksmønster, nettleser innstillinger og IP-adresse

Det behandles ingen særlige/sensitive personopplysninger innenfor disse nevnte kategoriene.

Hvor hentes personopplysningene fra?

HVOR HENTES PERSONOPPLYSNINGER FRA?

Kunde-/ leverandør og partner kontakter:

Fra gjeldende avtale, kunderelasjon, utveksling av kontaktinformasjon i kunde-/leverandør- og partnermøter eller andre arrangementer

Kontakter hos potensielle kunder:

Fra godkjente offentlig tilgjengelige nettsider, registre eller media. Eventuelle partnersamarbeid som databehandler. Direkte utveksling av kontaktinformasjon fra møter og på arrangementer.

Besøkende/brukere av våre nettsider:

Sporing av IP-adresse via cookies (informasjonskapsler) og kontaktinformasjon lagt inn på våre web -skjemaer

Er det frivillig å gi fra seg opplysningene?

Det er frivillig å gi fra seg sine personopplysninger til Skykontoret AS.

Utleveres opplysninger til tredjeparter og behandles de eventuelt av databehandlere utenfor EU/EØS, eller av internasjonale organisasjoner?

I de tilfeller hvor vi bruker underleverandører som behandler personopplysninger på vegne av oss, tegner vi egne databehandleravtaler og du kan være trygg på at opplysningene dine kun blir brukt til det formålet som er avtalt med leverandøren. Det vil for eksempel si at de som fakturerer for oss, kun skal bruke opplysningene de får fra oss for å fakturere, ikke noe annet.

Vi bruker underleverandører til å bistå med teknisk og administrativ drift av våre tjenester, for eksempel faktura-tjenester, drift av it-plattform, relasjonshåndtering og markedsføring.

Vi vil ellers ikke dele din kundeinformasjon med utenforstående med mindre utlevering av personopplysningene skjer:

  1. Med samtykke fra den som opplysningen gjelder,

  2. Med hjemmel i lov eller forskrift gitt med hjemmel i lov,

  3. Etter pålegg fra en domstol eller annen myndighet, eller

  4. Som ledd i betalingsinnkreving mv. hvor det foreligger saklige grunner.

Vårt prosjekt-/ timefangstsystem oppbevarer alle data i EU/EØS. Skykontoret AS benytter videre Microsoft sine nettskytjenester for behandling av dine personopplysninger. I henhold til databehandleravtalen med Microsoft befinner disse dataene seg i Europa. Microsoft er et internasjonalt selskap.

Hvordan slettes og arkiveres opplysningene?

Personopplysninger skal slettes når det ikke lenger er et formål og et lovlig grunnlag for å behandle de. Vi sørger for å slette opplysningene etter beste praksis og følger også opp dette mot eventuelle underleverandører. Opplysningene som må arkiveres, adgangs/tilgangs begrenses til kun de som må ha tilgang.

HVILKE RETTIGHETER HAR DEN REGISTRERTE OG HVILKET LANDS LOVVERK GJELDER?

Du som er registrert hos oss har retten til innsyn i dine personopplysninger. Du kan også korrigere, slette og begrense behandlingen om deg selv. Du har også innsigelsesrett og kan protestere på behandlingen. Alle opplysninger som du selv har gitt samtykke til, kan du også ta med deg til en annen virksomhet. Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke og har rett til å klage til tilsynsmyndigheten.

Dersom dine personopplysninger skal brukes til et annet formål enn det som er avtalt, skal du informeres og du kan protestere på behandlingen om du ønsker det.

Det er Norsk lovverk som gjelder.

Hvordan sikres opplysningene?

Opplysningene dine sikres ved hjelp av en internkontroll med klare rutiner og sikkerhetsinstrukser for håndtering av personopplysninger samt tekniske løsninger for å sikre konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Alle som jobber i Skykontoret AS har gjennomgått opplæring og er ansvarliggjort gjennom taushetserklæring og sikkerhetsinstruks. Det er kun de som har behov for å behandle dine personopplysninger som har tilgang og/eller adgang til å gjøre dette.

Kontaktinformasjon

Dersom du som er registrert hos oss og ønsker å utøve dine rettigheter kan du kontakte oss direkte ved å benytte formularet nederst på nettsiden. Dette gjelder for eksempel din rett til innsyn, retting, sletting, korrigering, dataportabilitet, begrensning eller protest.